재직증명서양식 재직증명서 작성 시 꼭 알아야 할 꿀팁 5가지 핵심정리

재직증명서 작성 시 꼭 알아야 할 꿀팁 5가지

재직증명서 양식을 다운로드했다면, 제출 시 문제가 없도록 꼼꼼하게 작성하는 것이 중요합니다.
다음 5가지 사항을 반드시 확인하세요.

회사 정보 정확히 기재: 회사명, 주소, 대표자명, 사업자등록번호는 실제 정보와 일치해야 하며, 반드시 회사 직인이 날인되어야 합니다.
직원 인적사항은 신분증 기준으로: 이름, 생년월일 등 직원의 개인 정보는 공문서와 동일하게 정확하게 기재해야 신뢰도가 높아집니다.
입사일·소속 부서·직책 누락 주의: 단순히 ‘재직 중’이라는 사실만으로는 부족합니다.
정확한 입사일, 현재 소속 부서 및 직책을 포함해야 합니다.
사용 목적 명확히 표기: 제출처에서 요구하는 구체적인 사용 목적(예: 대출용, 비자 신청용 등)이 있다면 반드시 명확하게 작성해야 합니다.
날짜와 담당자 서명 필수: 발급일, 담당자 이름과 연락처, 그리고 직인 또는 서명이 필수적으로 포함되어야 합니다.
이 항목들이 누락되면 서류가 반려되거나 재요청될 수 있습니다.

팁: 재직증명서를 발급받을 때, 사용 목적을 정확히 밝히면 제출 기관의 요구사항에 맞는 형태로 발급받는 데 도움이 됩니다.
일부 기관에서는 특정 문구나 양식을 요구할 수 있으므로, 사전에 제출처의 기준을 확인하는 것이 좋습니다.

재직증명서 발급받는 방법

재직증명서는 일반적으로 근로자가 현재 다니고 있는 회사의 인사팀이나 총무부서를 통해 발급받을 수 있습니다.
회사의 규모가 작을 경우, 대표나 경영지원 담당자가 직접 작성하고 발급하기도 합니다.
재직 증명은 회사 측의 공식적인 확인과 직인이 필수적이므로, 반드시 회사 내부 절차를 통해 발급받아야 합니다.

많은 회사에서는 자체적으로 보유한 재직증명서 양식이 있지만, 표준화된 양식을 사용하고 싶다면 예스폼과 같은 전문 문서 서식 사이트에서 HWP(한글) 또는 워드(Word) 파일 형식으로 다운로드하여 사용할 수 있습니다.
2025년 5월 19일 기준으로, 회계사무소 및 중소기업에서 실제로 사용하는 구조를 기반으로 제작된 실용적인 양식 파일도 무료로 제공됩니다.
(출처 1, 3)

일반적인 재직증명서 발급 절차는 다음과 같습니다.

근로자가 회사 인사담당자에게 재직증명서 발급을 요청합니다.
담당자가 재직증명서 양식에 필요한 정보를 기입합니다.
회사 직인을 날인하고 담당자 서명을 추가합니다.
종이 문서로 출력하거나 PDF 파일 형태로 전달받습니다.

만약 인사팀이 부재하거나 즉시 발급이 어려운 경우, 경우에 따라 국민연금 가입증명서로 임시 대체가 가능한 경우도 있으니 참고하시기 바랍니다.
(출처 3)

재직증명서 vs 경력증명서: 어떤 차이가 있을까요?

재직증명서와 경력증명서는 모두 근로 사실을 증명하는 서류이지만, 목적과 내용에서 차이가 있습니다. 재직증명서는 현재 회사에 다니고 있음을 증명하는 서류인 반면, 경력증명서는 특정 회사에서 근무했던 기간, 직책, 담당 업무 등을 상세하게 기록하여 근로자의 경력을 증명하는 서류입니다.
(출처 2) 주로 이직이나 창업 시 경력을 입증하는 데 사용됩니다.